Panduan Menggunakan Planet Edu

Membuat Akun Sekolah

Planet Edu dapat digunakan setelah administrator membuat akun sekolah dan mendaftarkan semua kelas, jurusan, dan guru di Planet Edu. Video berikut ini menampilkan cara membuat akun sekolah hingga aplikasi Planet Edu siap untuk digunakan.

Diagram alur berikut memperlihatkan urutana proses membuat akun sekolah, mendaftarkan kelas, guru dan siswa hingga mencetak username dan password guru serta siswa.

Flow Chart

Untuk mendaftarkan guru dan siswa ke dalam Planet Edu, sekolah harus terlebih dahulu membuat sebuah akun yang nanti akan menjadi administrator utama sekolah tersebut. Administrator ini yang akan mendaftarkan sekolah, kelas, siswa, dan guru. Administrator ini juga dapat menambahkan administrator lain yang nantinya akan sama-sama mengelola sekolah di Planet Edu.

Untuk mendaftarkan sekolah, siswa, dan guru, administrator utama dapat memasukkan semua data-data tersebut ke dalam sebuah file dengan format yang dapat didownload dari Planet Edu.

Data sekolah memiliki format XLSX yang dapat dibuat dengan menggunakan aplikasi OpenOffice, LibreOffice, dan aplikasi sejenisnya. Data ini terdiri dari sheet sebagai berikut:

  1. SCHOOL
  2. ADMIN
  3. CLASS
  4. STUDENT
  5. TEACHER
  6. CODE

Nama sheet harus ditulis dengan huruf kapital semuanya. Kesalahan penulisan ini akan menyebabkan data tidak dapat dibaca. Data pada masing-masing sheet terdiri dari header atau kepada dan body atau isi. Data header harus dimulai dari kolom A1, B1, C1, dan seterusnya. Header terdiri dari 1 baris. Header tidak boleh berada di baris ke dua. Body dimulai dari baris ke dua atau A2, tepat di bawah header. Baris ketiga untuk data ke dua, baris keempat untuk data ke tiga, dan seterusnya hingga akhir dari data.

Sheet SCHOOL

Khusus untuk sheet SCHOOL, data terdiri dari satu baris saja. Program akan mengabaikan data pada baris berikutnya jika ada. Hal ini berarti bahwa satu file XLSX hanya untuk satu sekolah.

Kolom dari sheet SCHOOL adalah sebagai berikut:

  1. NAME
  2. ADDRESS
  3. PHONE
  4. EMAIL
  5. PUBLIC_PRIVATE
  6. SCHOOL_GRADE
  7. PRINCIPAL
  8. COUNTRY
  9. LANGUAGE

Semua kolom di atas harus diisi dan tidak boleh ada kolom yang kosong.

NAME adalah nama dari sekolah. Nama ini harus unik antara satu sekolah dengan sekolah lainnya. Penulisan nama sekolah mengikuti aturan nomenklatur yang telah ditetapkan. Untuk mencegah terjadinya kesalahan, sebaiknya menggunakan nama resmi yang telah ditetapkan oleh dinas/pemerintah setempat. Jika nama sekolah tersebut sudah dimasukkan ke data sebelumnya, maka program akan menggagalkan proses impor kecuali data tersebut diimpor oleh pengguna yang sama dan pengguna mencentang: “Saya telah memasukkan data untuk sekolah ini sebelumnya dan saya akan menggabungkan data baru dengan data-data sebelumnya”.

ADDRESS adalah alamat lengkap sekolah.

PHONE adalah nomor telepon resmi sekolah.

EMAIL adalah alamat surat elektronik resmi sekolah.

PUBLIC_PRIVAT adalah kode apakah sekolah tersebut merupakan sekolah negeri atau swasta. Lihat sheet CODE.

SCHOOL_GRADE adalah jenjang pendidikan sekolah. Lihat sheet CODE.

PRINCIPAL adalah nama kepala sekolah.

COUNTRY adalah kode negara 2 karakter sesuai dengan ISO 3166-1 alpha-2. Untuk Indonesia, gunakan ID. Selengkapnya kunjungi https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_3166-1_alpha-2

LANGUAGE adalah bahasa yang akan digunakan. Bahasa ini tergantung dari bahasa yang tersedia di Planetbibu. Lihat sheet CODE.

Sheet ADMIN

Sheet ADMIN adalah sheet untuk memasukkan data administrator sekolah. Program akan memeriksa alamat surat elektronik atau email dari admin tersebut. Apabila pengguna dengan alamat email tersebut sudah terdaftar sebelumnya, maka pengguna yang bersangkutan akan menjadi administrator sekolah tersebut. Penggun tidak perlu khawatir akan terjadinya pembajaakan administrator, guru dan siswa karena Planet Edu memungkinkan pengguna baik administrator, guru dan siswa untuk mengganti sekolahnya sesuai dengan sekolah yang pernah dimasuki.

Sebagai contoh: Pengguna dengan nama Ahmad Dahlah dengan alamat email [email protected] didaftarkan oleh sekolah A sebagai siswanya. Maka Ahmad Dahlan akan menjadi siswa aktif di sekolah A. Setelah menjadi siswa aktif di sekolah A, admin sekolah B memasukkan Ahmad Dahlah dengan alamat email [email protected] sebagai siswa dari sekolah B. Planet Edu tidak akan mengubah sekolah untuk Ahmad Dahlah dengan alamat email [email protected]. Planet Edu hanya menambahkan catatan bahwa Ahmad Dahlah dengan alamat email [email protected] juga merupakan siswa di sekolah B. Ahmad Dahlah dengan alamat email [email protected] harus mengganti sekolah secara manual agar menjadi siswa aktif di sekolah B. Hal ini juga berlaku bagi admin, guru dan siswa. Khusus untuk siswa, Planet Edu juga mencatat kelas siswa pada sekolah tersebut. Ketika siswa mengganti sekolah secara manual, siswa tersebut secara otomatis akan masuk ke dalam kelas tersebut.

Kolom dari sheet ADMIN adalah sebagai berikut:

  1. NAME
  2. GENDER
  3. PHONE
  4. EMAIL
  5. PASSWORD
  6. BIRTH_DAY
  7. ADDRESS

NAME adalah nama admin. GENDER adalah jenis kelamin admin. PHONE adalah nomor telepon admin. EMAIL adalah alamat surat elektronik admin. PASSWORD adalah password awal untuk admin. BIRTH_DAY adalah tanggal lahir admin. ADDRESS adalah alamat admin.

Kecuali alamat, semua kolom di atas wajib diisi. Planetbiru tidak menjamin data yang tidak lengkap dapat dimasukkan ke dalam sistem.

Sheet CLASS

Sheet CLASS adalah sheet untuk memasukkan data-data kelas atau rombongan belajar. Data ini penting untuk mengelompokkan siswa perkelas.

Kolom dari sheet CLASS adalah sebagai berikut:

  1. NAME
  2. GRADE
  3. SCHOOL_PROGRAM

NAME adalah nama kelas, misalnya 10IPA1 atau X.IPA.1 dan sebagainya. Nama kelas sebaiknya sama dengan nama kelas sesungguhnya.

GRADE adalah tingkat atau level kelas. Untuk lebih jelasnya, lihat sheet CODE.

SCHOOL _PROGRAM adalah nama jurusan dari kelas tersebut. Untuk jenjang SD dan SMP, SCHOOL_PROGRAM cukup dikosongkan tanpa menghapus header dari tabel.

Sheet STUDENT

Sheet STUDENT adalah sheet untuk memasukkan data siswa. Data siswa merupakan data yang dinamis karena kelas siswa akan berubah setiap tahunnya. Administrator sekolah harus mengaatur kelas tersebut secara manual pada setiap kenaikan kelas.

Kolom dari sheet STUDENT adalah sebagai berikut:

  1. REG_NUMBER
  2. REG_NUMBER_NATIONAL
  3. NAME
  4. CLASS
  5. GENDER
  6. BIRTH_PLACE
  7. BIRTH_DAY
  8. PHONE
  9. EMAIL
  10. ADDRESS

REG_NUMBER adalah Nomor Induk Siswa di sekolah tersebut.Data ini wajib diisi oleh administrator sekolah karena data ini dapat digunakan sebagai alternatif identitas pada sistem yang akan dijelaskan berikutnya.

REG_NUMBER_NATIONAL adalah Nomor Induk Siswa Nasional. Data ini sebaiknya diisi oleh administrator sekolah karena data ini dapat digunakan sebagai alternatif identitas pada sistem yang akan dijelaskan berikutnya.

NAME adalah nama siswa.

CLASS adalah kelas atau rombongan belajar siswa pada sekolah tersebut. Kelas ini harus sama persis dengan kelas yang didaftarkan pada sheet CLASS. Jika berbeda, maka siswa tersebut tidak akan masuk ke dalam kelas yang benar.

GENDER adalah jenis kelamin siswa.

BIRTH_PLACE adalah tempat lahir siswa.

BIRTH_DAY adalah tanggal lahir siswa.

PHONE adalah nomor telepon siswa. Data ini boleh dikosongkan apabila tidak ada. Jika ada, nomor telepon dapat digunakan sebagai alternatif identitas pada sistem yang akan dijelaskan berikutnya.

EMAIL adalah alamat surat elektronik siswa. Data ini boleh dikosongkan apabila tidak ada namun Planet Edu akan membuat alamat email fiktif sebagai identitas siswa. Alamat ini dapat digunakan sebagai ID login namun tidak dapat digunakan untuk berkirim surat sebagaimana email sesungguhnya. Adalapun format alamat email tersebut adalah sebagai berikut:

{user}@edu.planetbiru.com di mana {user} adalah sebagai berikut:

  1. st_{NISN} apabila NISN ada
  2. st_{NIS}_{SCHOOL_ID} apabila NISN tidak ada.
  3. ph_{COUNTRY_ID}_{PHONE} apabila NISN dan NIS tidak ada

Sebagai contoh:

Sekolah A terdaftar di Planet Edu dengan SCHOOL_ID 1238, sedangkan data siswa tidak lengkap. Kode negara untuk Indonesia adalah ID atau id.

REG_NUMBER REG_NUMBER_NATIONAL NAME PHONE EMAIL Email di Sistem
1121116 99123455 BUDI 081374122889 [email protected] [email protected]
1121117 99123456 DEDI 081374122888 (tidak ada) [email protected]
1121118 (tidak ada) RUDI 081374122887 (tidak ada) [email protected]
(tidak ada) (tidak ada) ZUHDI 081374122886 (tidak ada) [email protected]
(tidak ada) (tidak ada) MUKIDI (tidak ada) (tidak ada)  

MUKIDI pada kassus di atas tidak memiliki nomor identitas yang bersifat unik sehingga MUKIDI dipastikan tidak bisa dimasukkan ke Planet Edu.

ADDRESS adalah alamat siswa. Data ini boleh dikosongkan apabila tidak ada.

Password siswa dibuat secara otomatis oleh Planet Edu. Administrator sekolah dapat mencetak password tersebut untuk dibagikan kepada masing-massing siswa. Password siswa yang telah digganti tidak dapat dilihat maupun dicetak oleh administrator.

Apabila siswa terdaftar di lebih dari satu sekolah, maka siswa secara otomatis akan terdaftar di sekolah yang pertama mendaftarkannya. Apabila sekolah berikutnya mendaftarkan siswa tersebut dengan mencantumkan NISN, maka siswa tersebut tidak secara otomatis menjadi siswa di sekolah tersebut melainkan siswa harus memilih sekolah secara manual. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya pembajakan siswa oleh akun palsu sehingga menyebabkan siswa keluar dari sekolah yang benar dan masuk ke sekolah yang salah.

Sheet TEACHER

Sheet TEACHER adalah sheet untuk memasukkan data guru.

Kolom dari sheet TEACHER adalah sebagai berikut:

  1. REG_NUMBER
  2. REG_NUMBER_NATIONAL
  3. NAME
  4. GENDER
  5. BIRTH_PLACE
  6. BIRTH_DAY
  7. PHONE
  8. EMAIL
  9. ADDRESS

REG_NUMBER adalah Nomor Induk Guru di sekolah tersebut. Data ini wajib diisi oleh administrator sekolah karena data ini dapat digunakan sebagai alternatif identitas pada sistem yang akan dijelaskan berikutnya.

REG_NUMBER_NATIONAL adalah NUPTK. Data ini sebaiknya diisi oleh administrator sekolah karena data ini dapat digunakan sebagai alternatif identitas pada sistem yang akan dijelaskan berikutnya.

 NAME adalah nama guru.

GENDER adalah jenis kelamin guru.

BIRTH_PLACE adalah tempat lahir guru.

BIRTH_DAY adalah tanggal lahir guru.

PHONE adalah nomor telepon guru. Data ini boleh dikosongkan apabila tidak ada. Jika ada, nomor telepon dapat digunakan sebagai alternatif identitas pada sistem yang akan dijelaskan berikutnya.

EMAIL adalah alamat surat elektronik guru. Data ini boleh dikosongkan apabila tidak ada namun Planet Edu akan membuat alamat email fiktif sebagai identitas guru. Alamat ini dapat digunakan sebagai ID login namun tidak dapat digunakan untuk berkirim surat sebagaimana email sesungguhnya. Adalapun format alamat email tersebut adalah sebagai berikut:

{user}@edu.planetbiru.com di mana {user} adalah sebagai berikut:

  1. tc_{NUPTK} apabila NUPTK ada
  2. tc_{NIG}_{SCHOOL_ID} apabila NUPTK tidak ada.
  3. ph_{COUNTRY_ID}_{PHONE} apabila NUPTK dan NIG tidak ada

Sebagai contoh:

Sekolah A terdaftar di Planet Edu dengan SCHOOL_ID 1238, sedangkan data guru tidak lengkap. Kode negara untuk Indonesia adalah ID atau id.

REG_NUMBER REG_NUMBER_NATIONAL NAME PHONE EMAIL Email di Sistem
2222216 89123455 UMAR BAKRI 081374122889 [email protected] [email protected]
2222217 89123456 SUDIRMAN 081374122888 (tidak ada) [email protected]
2222218 (tidak ada) RIANYO 081374122887 (tidak ada) [email protected]
(tidak ada) (tidak ada) AMINAH 081374122886 (tidak ada) [email protected]
(tidak ada) (tidak ada) BEJO (tidak ada) (tidak ada)  

BEJO pada kassus di atas tidak memiliki nomor identitas yang bersifat unik sehingga BEJO dipastikan tidak bisa dimasukkan ke Planet Edu.

ADDRESS adalah alamat guru. Data ini boleh dikosongkan apabila tidak ada.

Password guru dibuat secara otomatis oleh Planet Edu. Administrator sekolah dapat mencetak password tersebut untuk dibagikan kepada masing-massing guru. Password guru yang telah digganti tidak dapat dilihat maupun dicetak oleh administrator.

Apabila guru mengajar di lebih dari satu sekolah, maka guru secara otomatis akan terdaftar di sekolah yang pertama mendaftarkannya. Apabila sekolah berikutnya mendaftarkan guru tersebut dengan mencantumkan NUPTK, maka guru tersebut tidak secara otomatis menjadi guru di sekolah tersebut melainkan guru harus memilih sekolah secara manual. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya pembajakan guru oleh akun palsu sehingga menyebabkan guru keluar dari sekolah yang benar dan masuk ke sekolah yang salah.

Sheet CODE

Sheet CODE bukanlah sheet untuk memasukkan data. Sheet ini hanya merupakan sheet untuk kode referensi untuk 5 sheet lainnya.

PENTING UNTUK DIPERHATIKAN:

Contoh alamat email dalam setiap sheet harus diganti. Untuk email sekolah administrator wajib diisi sedangkan untuk email guru dan siswa harus boleh dikosongkan jika tidak ada dan jika ada, harus diisi dengan alamat email yang benar. Jika alamat email tersebut tidak diganti, maka data tidak akan disimpan di database.